Что включать в эксплуатационные расходы

Когда человек только начинает сдавать коммерческое помещение, он обычно представляет себе простой и светлый процесс: подписал договор, получил арендную плату и ушёл в закат с пачкой денег. Но тут приходят счета. За свет. За воду. За охрану. За вывоз мусора. За обслуживание системы вентиляции, пожарки, домофона, шлагбаума и даже за то, что «уборщица ушла в отпуск, а её кто-то должен заменить». И тут собственник вспоминает волшебные слова: эксплуатационные расходы. Именно в них обычно и закладываются все эти нюансы, которые не видны на первый взгляд, но могут хорошенько пощипать ваш кошелёк, если не подумать заранее.

Что такое эти расходы, почему они не должны включаться «по наитию» и как не устроить себе финансовую яму — давайте разбираться, но не занудно, а по-человечески.

Зачем вообще их считать

Эксплуатационные расходы — это всё то, что обеспечивает нормальную жизнь помещения, но не входит в аренду напрямую. То есть, арендатор платит за возможность пользоваться помещением, а вот всё, что нужно, чтобы это помещение не рассыпалось, не завонялось и не превратилось в полосу препятствий, ложится либо на арендатора, либо на собственника. И вот тут важно не перепутать.

Многие собственники вначале щедрые: «Да ладно, это ерунда, я сам покрою». А через три месяца получают платёжку от управляющей компании, плюс звонок от мастера по вентиляции, плюс жалобу от арендатора на то, что у него в туалете перегорела лампа, и вы вдруг понимаете — это не «ерунда», а постоянный, местами нервный процесс.

Именно поэтому надо сразу на берегу договариваться, что входит в эксплуатацию, кто это оплачивает, и как это оформляется. Иначе — обиды, споры, убытки.

Коммунальные — не всё, но важно

Первое, что приходит в голову при слове «расходы» — это коммуналка. То есть свет, вода, отопление, иногда газ. Тут всё просто: если есть отдельные счётчики — можно передавать показания, и арендатор платит по факту. Если счётчик общий — делите пропорционально площади, или по какому-то другому соглашению.

Тут главное — прописать это в договоре. Прямо и по пунктам. Не «как-нибудь договоримся», а конкретно:

Арендатор оплачивает электроэнергию по индивидуальному счётчику.
Вода и канализация оплачиваются по счётчику N.
Отопление рассчитывается исходя из доли занимаемой площади.

Никакой романтики — только точные формулировки. Тогда никто не скажет: «Ой, а я думал, это уже входит».

Уборка общих зон — чисто, но не бесплатно

Если у вас несколько арендаторов, и у всех общий коридор, санузел, лестница или тамбур, то убирать это всё кто-то должен. Причём желательно не один раз в месяц. Вот эти расходы на уборку общих помещений — тоже эксплуатационные. Их можно включить в общую плату или выставлять отдельно.

Часто возникает забавный момент: арендаторы возмущаются, мол, мы сами убираемся. Да, в своём помещении — пожалуйста. Но за коридор, где все ходят, за туалет, где все моют руки, платить нужно всем. В идеале это делается через подрядчика: уборщица с графиком, фиксированной оплатой, и платёж на всех.

Не хотите этим заниматься? Наймите клининговую компанию. Арендаторам, кстати, часто даже спокойнее, когда всё официально и без «тетеньки тёти Маши, которая моет по настроению».

Вывоз мусора — грязно, но обязательно

Даже если у вас офис, где никто не производит ничего физического, мусор всё равно будет. А если у вас кафе, салон, магазин — его будет много. Вывоз ТКО (твёрдых коммунальных отходов, если по-умному) — это отдельная статья.

Кто заключает договор? Кто выносит? Где контейнер? Как делится оплата? Всё это лучше обсудить до подписания договора. Иначе будет ситуация: мусор стоит, никто не выносит, а арендаторы говорят, что это «не их».

Если арендаторов много — можно включить вывоз мусора в состав эксплуатационных расходов. Делить поровну или по площади — как договоритесь. Главное, чтобы все знали, за что платят и куда их банановая кожура девается по вечерам.

Обслуживание инженерных систем — скучно, но критично

Про вентиляцию, кондиционирование, отопление, электросети, водоснабжение — все вспоминают только тогда, когда что-то ломается. А вот эксплуатация — это как раз профилактика, чтобы не ломалось.

Обслуживать нужно всё, что подключено и работает. Фильтры менять, клапаны проверять, систему промывать. Если этого не делать, полетит дорогостоящий узел, а потом ещё и арендаторы будут жаловаться, что в помещении «либо душно, либо дует как в тундре».

Ремонт и обслуживание — это две разные вещи. Одно — поломка. Другое — регулярное поддержание в рабочем состоянии. Кто платит? Как правило, обслуживание — за собственником, если иное не указано. Но если арендаторы большие и заняли всё здание, часто это переходит на них.

Запишите в договор, кто вызывает специалистов, кто оплачивает акты, с какой периодичностью проводится проверка. Это скучно, но очень спасает от конфликтов.

Пожарная сигнализация — формальность с серьёзными последствиями

У пожарной системы две стороны. С одной — это провода и сирены, с другой — бумажки, акты, регламенты. Всё это требует регулярного обслуживания и проверки, иначе придёт инспектор и будет очень недоволен.

Пожарка — это не просто сигнализация. Это датчики, автономные источники питания, система передачи сигнала в пульт, инструкция и план эвакуации на стене.

Кто отвечает? Если всё здание — ваше, то и ответственность на вас. Если арендаторы — самостоятельные и юрлица, можно прописать обязанность заключать договор с обслуживающей организацией и показывать вам акты. В любом случае, вы как собственник тоже в зоне риска, если система не работает. Поэтому лучше следить, чем надеяться на авось.

Охрана и доступ — спокойствие не бесплатно

Если есть охрана, значит, кто-то должен её оплачивать. Особенно если у вас бизнес-центр, здание с пропускным режимом, ночной режим работы. Охрана может быть физической — человек на входе, или дистанционной — камеры и пульт наблюдения.

В любом случае это эксплуатационные расходы. Арендаторы пользуются безопасностью? Значит, должны участвовать в её оплате. Даже если это просто домофон с кодом и камерой — установка, обслуживание и замена кнопки, если её выломали, — это тоже деньги.

Нередко охрана делится по времени. Например, день — общий доступ, ночь — режим. И тут важно обсудить: арендаторы работают ночью? Значит, платят больше. Нет? Тогда меньшая доля. Всё зависит от конкретной ситуации, но главное — чтобы не получалось так, что охрана есть, а платите за неё вы один.

Обслуживание фасада, кровли, входной группы

Красивое здание — это круто. Но если плитка отвалилась, табличка кривая, а входная дверь скрипит, это уже вопрос эксплуатации. Часто собственники забывают, что внешний вид влияет на восприятие помещения. И если у арендатора магазин, он будет первым, кто скажет: «А можно, чтобы дверь хотя бы закрывалась?»

Все эти мелочи — обслуживание входной группы, покраска фасада, чистка снега с козырьков, герметизация швов — это эксплуатационные расходы. И если здание сдаётся целиком — это обязанность арендатора или его клининг. Если делится на блоки — лучше включить в общую плату.

Прочее — что угодно, но тоже важно

Есть куча расходов, которые никуда не деться, но которые почему-то никто не считает:

Замена ламп в общих зонах.
Покупка туалетной бумаги и мыла, если туалет общий.
Ремонт входного замка.
Очистка вентиляции раз в полгода.
Обработка от насекомых (да, бывает).
Утилизация старой мебели или техники.

Это всё эксплуатационные расходы. Они могут быть сезонными, могут быть разовыми, но они есть. Лучше иметь на них резерв или включать их в счёт как «прочее обслуживание».

Как всё это оформлять

Проще всего — вести учёт в таблице. Расписывать по арендаторам: кто сколько занимает метров, какова его доля, какие расходы были в месяц. Выставляете счёт — прилагаете пояснение. Или включаете фиксированную сумму в ежемесячную плату — тогда арендаторы платят без дополнительных вопросов.

Главное — прозрачность. Если вы просто говорите «ещё плюс 5 тысяч, потому что», это раздражает. А если покажете: вот счета, вот акты, вот ваша доля — всё спокойно.

Почему это не должно быть скрытым сюрпризом

Никому не нравится сюрприз в виде «ой, мы забыли сказать, у нас ещё 10 тысяч эксплуатационных». Арендаторы должны заранее знать, какие расходы их ждут. Прописывайте это в договоре, обсуждайте на этапе переговоров, не скрывайте.

Если всё понятно, предсказуемо и честно — арендаторы будут платить без лишних разговоров. Если всё мутно — ждите возмущений, задержек, споров и досрочного выезда.

По делу и без иллюзий

Эксплуатационные расходы — это не баловство, а необходимость. Без них помещение перестаёт быть комфортным, безопасным и вообще пригодным для аренды. И лучше сразу честно признать: аренда — это не только доход, но и ответственность.

Правильная схема учёта и распределения этих расходов — залог того, что вы будете зарабатывать, а не тратить. И арендаторы будут знать, за что они платят, и не писать вам гневные письма, потому что «снова какая-то доплата».

Так что считайте, договаривайтесь, распределяйте. И пусть ваше помещение работает как часы — тихо, стабильно и без лишней головной боли.