Как избежать простоев при смене арендатора

Вот вы сидите, попиваете чай и радуетесь стабильному доходу от аренды. Арендатор платит, помещение в порядке, всё чин по чину. Но тут он пишет: «Здравствуйте, мы уходим через месяц». И начинается та самая гонка — найти нового арендатора, подготовить помещение, не остаться без денег и при этом сохранить рассудок. Знакомо? Любой, кто сдаёт коммерческую недвижимость, хоть раз сталкивался с этим внезапным «всё, мы съезжаем», и знает, как больно может быть потерять даже один месяц аренды.

А ведь можно сделать так, чтобы смена арендатора не превращалась в безвоздушную яму с нулевым доходом. Главное — действовать не по факту, а заранее. Как это сделать? Сейчас разложим по полочкам, без занудства, но с реальными советами.

Не ждите, пока арендатор сам намекнёт

Один из самых распространённых сценариев: арендатор просто уходит, когда заканчивается срок договора. Или даже раньше, если договор не был нормально прописан. А собственник узнаёт об этом за неделю до выезда и в панике начинает метаться по площадкам и чатам в духе «кто-нибудь, посоветуйте нормального арендатора».

По-хорошему, разговор о продлении нужно начинать минимум за 2–3 месяца до окончания договора. Да-да, вы не в школе и не обязаны напоминать взрослым людям, что «каникулы скоро заканчиваются», но если вы этого не сделаете, велика вероятность, что съезд произойдёт без лишних разговоров. А значит — без шансов на замену впритык.

Советуем не ждать, а вести простую политику: за 90 дней до окончания срока пишете письмо или звоните. Спрашиваете, планируют ли остаться. Если да — отлично, можно согласовать условия продления. Если нет — у вас есть три месяца, чтобы найти нового арендатора, а не три дня.

Всегда держите наготове рекламную базу

Многие владельцы помещений живут с установкой: «Сдам, когда понадобится». И в результате начинают делать фотографии, составлять описание, искать планы, когда уже горит. А потом страдают, что объявление получилось на скорую руку, фотки мутные, описание ни о чём, и на звонки никто не реагирует.

Сделайте себе одолжение — подготовьте всё заранее. Пока арендатор ещё в помещении, сфотографируйте его, когда всё красиво и чисто. Пусть будет два варианта — с мебелью и без, если это возможно. Нарисуйте адекватный план помещения, сделайте схему входов и выходов, соберите теххарактеристики. Это всё пригодится, когда начнётся поиск.

Имея базу «под ключ», вы сможете в течение часа разместить объявление, а не собирать его по частям, как пазл на нервной почве.

Начинайте поиск арендатора до съезда текущего

Идеальный сценарий — когда один съехал, а другой заехал на следующий день. Такое редко бывает само собой. Но если начать поиск нового жильца за месяц-два до освобождения, то можно вполне добиться плавной смены.

Некоторые владельцы стесняются показывать помещение до того, как съехал текущий арендатор. Мол, «неудобно», «неприлично». А зря. Главное — договориться. Объясните, что показы будут по графику, в удобное время, без лишней суеты. Большинство арендаторов не против, если вы их заранее предупредите. В конце концов, им тоже выгодно, чтобы помещение не стояло.

Если помещение уже пустое — вообще супер. Тут вам и ключи на руках, и доступ в любое время. Но даже если нет — показы возможны, просто чуть более организованно. Главное — не ждать, пока оно опустеет и начнёт пылиться.

Предлагайте варианты аренды заранее

Если у вас есть пул клиентов, которые уже интересовались ранее, не стесняйтесь делать рассылку. Кто-то может быть в поиске, но ещё не знает, что появилось то самое помещение. Кто-то знает, но сомневается, а тут получит сигнал от вас напрямую — и согласится.

Хорошо иметь базу тех, кто когда-то интересовался, но по разным причинам не заехал. И это можно использовать. Пишите: «Добрый день! У нас в ближайшее время освобождается помещение на улице такой-то, 55 кв. м., идеальное под кафе/офис/мастерскую. Хотите посмотреть?». Простое письмо, а иногда срабатывает на ура.

Работайте с риелторами заранее

Да, риелторы — это дополнительные траты. Но они умеют быстро находить арендаторов. Если вы понимаете, что не хотите тратить время на показы, подбор, обработку звонков, лучше подключить специалиста. Особенно если помещение не совсем стандартное, или рынок сейчас вялый.

Не стоит стесняться обсуждать условия: можно договориться на поэтапную оплату, на комиссию только при заключении договора, на минимальные расходы, если аренда короткая. Главное — не тянуть. Потому что хороший риелтор может привести арендатора ещё до того, как съедет текущий. А вам этого и надо.

Дайте чёткое объявление, не мешайте людям гадать

Объявление — это лицо вашего помещения. Оно должно быть понятным, подробным и честным. Не надо писать «отличное помещение, подходит под всё». Ни под что оно не подходит, если у него, например, нет воды. Или вход только со двора через забор.

Люди хотят конкретику:

• Сколько метров.

• Какая планировка.

• Какие коммуникации.

• Что с интернетом.

• Что с отоплением.

• Какая арендная ставка, входит ли в неё коммуналка.

• Есть ли залог, каков срок аренды.

Добавьте фото, добавьте схему. Укажите время, когда можно смотреть. И будьте готовы отвечать на звонки быстро. Если вы пропустили три звонка и не перезвонили, арендатор ушёл к тому, кто взял трубку с первого раза.

Делайте ревизию помещения во время выезда

Когда арендатор собирается съезжать, не просто пожимайте руку на прощание. Проведите совместный осмотр. Зафиксируйте состояние помещения. Подпишите акт. Посмотрите, что нужно подправить — может, покрасить стены, починить дверцу, заменить лампу.

Если помещение после арендатора в хорошем состоянии, не тяните с мелким ремонтом. Лучше потратить два дня сразу, чем потом неделю через месяц. А если что-то нужно переделать — найдите мастера заранее. Чтобы между выездом и въездом не прошло три недели только потому, что вы ждали, когда у сантехника освободится пятница.

Используйте гибкие условия на короткий период

Если видите, что не успеваете найти нового арендатора впритык, предложите временные варианты. Это может быть краткосрочная аренда на месяц-два, склад, шоурум, выставка, коворкинг. Пусть помещение хоть как-то работает, чем стоит мёртвым грузом.

Иногда временные арендаторы становятся постоянными. Им нравится место, они пробуют, остаются. Или хотя бы закрывают вам часть коммуналки и не дают помещению пустеть.

Обновляйте помещение перед съёмками

Чистое, свежее помещение с нормальным светом и минимальной косметикой всегда выглядит лучше. Люди выбирают глазами. Если на полу разводы, стены кривые, а в углу стоит ведро с подозрительной жидкостью — не ждите толпы арендаторов.

Иногда достаточно просто покрасить стены, помыть окна, сменить лампы, убрать остатки от предыдущих. Не надо делать евроремонт. Просто подготовьте пространство так, чтобы оно не отбивало желание остаться.

Не завышайте ставку от жадности

Самое частое, что тянет за собой простой — это неадекватная ставка. Все мы хотим заработать, это нормально. Но если арендаторы уходят, а новые не приходят — может, дело не в карме, а в цене.

Проанализируйте рынок. Посмотрите, сколько берут за аналогичные помещения. Если вы просите выше — обоснуйте, за что. Если ничем не выделяетесь — лучше чуть снизить, чем потерять два месяца в пустую.

Арендаторы — не дураки. Они смотрят все предложения, сравнивают. И если ваше выглядит «дорого и без причины», они пройдут мимо.

Общайтесь с арендаторами по-человечески

Иногда проблема в отношениях. Если арендатор уходит, потому что с вами сложно, не идёт диалог, или вы всё время придираетесь — задумайтесь. Хорошие отношения — это половина успеха. Иногда арендаторы остаются просто потому, что «нам с хозяином комфортно».

Будьте открыты, вежливы, но не мягкотелы. Держите деловой, но доброжелательный стиль общения. И люди к вам потянутся.

Простой — это расходы

Каждый день простоя — это не просто тишина в помещении. Это минус в вашем бюджете. Коммуналка, охрана, налоги — всё идёт. Арендатора нет — платить всё равно надо. Поэтому не относитесь к простоям как к неизбежному злу. Это управляемый процесс. И если действовать с умом, можно сократить простой до минимума или вообще избежать его.

Момент истины

Итак, всё сводится к тому, что простой — это не случайность. Это либо результат пассивности, либо непонимания, как действовать вовремя. Хочется сдавать без нервов? Тогда нужно работать на опережение. Готовить базу, договариваться заранее, искать до выезда, не тянуть с ремонтом и быть открытым к диалогу.

Смены арендаторов — дело обычное. Но если вы подойдёте к ним с головой, без истерики и в режиме «всё предусмотрено», они не будут вас выбивать из колеи. А доход, между прочим, будет капать стабильно. А это, согласитесь, приятно.