Как сдавать помещение с НДС и не запутаться

Сдача помещений — дело, с одной стороны, житейское, а с другой — бухгалтерское. И вот пока вы думаете, кому сдавать, сколько брать и какой поставить коврик у входа, где-то рядом уже подкрадывается страшное слово из трёх букв — НДС. И вот тут многих собственников начинает слегка потряхивать. Потому что одно дело — считать квадратные метры и платежи, а другое — копаться в налогах, ставках, счетах-фактурах и декларациях. Но не всё так ужасно, как кажется. Главное — не паниковать, а разобраться по шагам. И тогда НДС перестанет быть монстром из шкафчика и превратится в просто ещё один элемент работы, как плата за свет или вызов клининга.

Сейчас мы разложим всю эту историю максимально по-человечески. Кто, когда, за что и кому должен платить НДС при аренде помещений. Как его правильно указывать, что писать в договоре, и что делать, если вы — не налоговый эксперт, а просто человек, который хочет сдавать и не вляпаться. Ну и немного с юмором, чтобы не уснуть по ходу чтения.

Что вообще такое НДС и зачем он нужен

Давайте коротко, без занудства. НДС — это налог на добавленную стоимость. Государство его очень любит, потому что это один из главных источников пополнения бюджета. Платят его все, кто работает на общей системе налогообложения (ОСНО), а не на упрощёнке, самозанятости или в режиме «притворился стулом и сижу тихо».

По сути, НДС — это налог, который вы добавляете к цене аренды, получаете от арендатора и отдаёте государству. То есть он не из вашего кармана, а из кармана арендатора. Но вы — тот, кто должен собрать и передать. Как кассир в супермаркете: деньги берёт, сдачу даёт, налоги считает. Вот и вы — то же самое, но по недвижимости.

Кто обязан платить НДС при сдаче

Первый вопрос, который надо задать себе: а вы вообще кто?

Если вы физлицо без статуса ИП — скорее всего, НДС не ваш случай. Хотя бывают нюансы.
Если вы ИП на УСН (упрощёнка) — НДС платить не надо.
Если вы на патенте или самозанятый — тоже без НДС.
А вот если вы юрлицо на ОСНО — поздравляем, у вас НДС.
Если вы ИП на ОСНО — тоже НДС. Никаких поблажек.

Если вы не уверены, на каком режиме работаете — стоит срочно выяснить. Потому что путаница здесь влечёт за собой штрафы, доначисления и много грустных разговоров с налоговой.

НДС в договоре аренды — как правильно прописать

Вот тут начинается первый танец с бубном. Потому что если вы на НДС и не укажете это в договоре, у вас начнутся проблемы. Арендатор может сказать: «Мы думали, сумма окончательная!», а налоговая — «Где НДС?». И будет у вас середина между Сциллой и Харибдой.

Чтобы всё было чётко, вот что надо:

Указать, включает ли арендная плата НДС или он начисляется сверху.
Прописать ставку. Сейчас она стандартная — 20%.
Разделить сумму: «Аренда — 100 000 рублей + НДС 20% — 20 000 рублей. Итого: 120 000 рублей».

Если вы просто напишете: «Аренда — 120 000», и не уточните, НДС там есть или нет — ждите беды. Потому что налоговая решит, что это вся сумма, включая НДС, и пересчитает вам налоги. А это минус 20% от вашего дохода. И никому не будет интересно, что вы не знали.

Что делать с деньгами, которые получаете

Вариантов два: либо вы получаете деньги, тратите всё и забываете про НДС — и потом плачете. Либо вы сразу выделяете налоговую часть. Самый здравый подход — вести отдельный учёт. Получили 120 000 рублей — 20 000 отложили на отдельный счёт. Всё. Не тратьте. Не думайте, что «ну может хватит». Не хватит. Когда придёт срок платить — будет больно.

Кроме того, не забывайте про платёжки. В идеале — в назначении платежа указывайте: «Оплата по договору аренды №__ от __. В том числе НДС 20% — ___ рублей». Тогда у вас будет подтверждение, что арендатор знал и согласен.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру

Если вы платите НДС — счёт-фактура обязателен. Даже если ваш арендатор говорит: «Да зачем это, да мы всё равно не на НДС, просто квитанцию». Не ведитесь. Это налоговая дисциплина.

Счёт-фактура — это документ, где вы указываете:

дату
номер
реквизиты сторон
стоимость услуг
сумму НДС

Он нужен для учёта и сдачи декларации. Без него у вас не будет оснований списать НДС с полученного дохода. А значит, вы заплатите налог с полной суммы. Поэтому — всегда оформляйте.

А что делать, если арендатор — физлицо

Вот тут чуть проще. Если ваш арендатор — обычный человек, не предприниматель, не ИП, не юрлицо, он НДС не принимает к вычету. Но вы, если на ОСНО, всё равно должны начислить и заплатить НДС. То есть вы ему говорите: «Аренда — 50 000 рублей, включая НДС». Он платит — вы из этих денег 8 333 рубля (то есть 1/6, потому что НДС считается внутри) — отправляете в налоговую.

Физлица не требуют счёт-фактур, но вам надо вести документы всё равно. Потому что налоговая — она не дремлет.

Как сдавать с НДС и не сойти с ума

Тут просто нужно выстроить систему. Если вы сдаёте регулярно, если у вас несколько помещений или арендаторов — автоматизируйте. Таблицы, программы, бухгалтер — всё это не прихоть, а необходимость. Вот базовые шаги:

Сделайте шаблон договора с выделением НДС.
Подготовьте шаблон счёта-фактуры.
Заведите таблицу: дата, арендатор, сумма, НДС, дата оплаты, статус.
Не тратьте налоговую часть. Вообще. Даже если горит.
Сдавайте декларации вовремя. Не откладывайте на потом.

Если не хотите этим заниматься — наймите бухгалтера. Или хотя бы консультанта. Потому что самостоятельные танцы с НДС — это весело ровно до первой проверки.

Что будет, если вы «забыли» про НДС

Ой, лучше не надо. Но если всё-таки, вот вам мини-фильм ужасов:

Налоговая найдёт расхождение. А они умеют — через банки, арендаторов, счета, даже объявления.
Вам доначислят НДС, исходя из того, что вся сумма — это с НДС. То есть уберут 20% из вашего дохода.
Потом будут пени — за просрочку.
А потом — штрафы.
А если совсем плохо — могут приостановить счёт, и начнутся настоящие приключения.

Короче, лучше один раз сделать всё как надо, чем потом собирать справки и писать объяснительные.

Аренда без НДС — как можно законно

Если вы не хотите сдавать с НДС, есть несколько путей:

Перейти на УСН, если объём доходов позволяет. Тогда вы вообще НДС не платите.
Стать самозанятым (если сдача физлицам и объём не больше лимита).
Сдавать как физлицо и платить 13% с дохода — если вы не ИП и сдаёте не системно.

Но если вы юрлицо и на ОСНО — всё. Тут НДС не обойти. Даже если арендаторы умоляют, даже если вы думаете «а может пронесёт» — не пронесёт. Лучше играть по правилам, чем в прятки.

Ставка НДС и как её считать

Классическая ставка — 20%. И тут есть важный момент: если сумма аренды «с НДС» — это не просто прибавка. Нужно правильно выделить налог.

Например:

Арендная плата с НДС — 120 000 рублей.
Считаем НДС: 120 000 / 6 = 20 000 рублей.
Чистый доход — 100 000 рублей, НДС — 20 000.

Если вы ошибётесь и посчитаете «НДС = 20% от 120 000», получится 24 000. А это уже лишнее. Или, наоборот, занизите — и получите претензию. Короче, не играйте с математикой. Делайте правильно или автоматизируйте.

Как общаться с арендаторами про НДС

Некоторые арендаторы к НДС относятся как к врагу народа. Типа: «А что это вы мне сверху накинули?». Здесь важно правильно объяснять:

Если арендатор тоже на НДС — ему вообще всё равно. Он этот налог потом себе вычтет.
Если он на УСН — да, для него это «дороже», но тогда можно предложить цену «включая НДС».
Главное — заранее обговорить и прописать всё в договоре. Иначе потом будет конфликт.

Не бойтесь говорить про НДС. Это нормальная часть аренды. Лучше заранее честно, чем потом ссориться.

Как не запутаться окончательно

Если вы дошли до этого места и уже начинаете сомневаться, стоит ли вообще что-то сдавать — расслабьтесь. Всё не так страшно. Просто:

Разберитесь с налоговым режимом.
Проверьте, платите ли вы НДС по закону.
Готовьте договоры с формулировками про НДС.
Ведите учёт. Даже на бумажке.
Платите вовремя.
Не ленитесь советоваться с бухгалтерами.

Это не высшая математика. Это обычная рутина, к которой привыкаешь. А ещё — гарантия, что к вам не придут «в гости» с вопросами и распечатками.

Дорога к спокойной аренде

Сдавать помещение с НДС — это не страшно. Просто чуть больше бумажек, чуть больше внимательности и один хороший калькулятор. А ещё — спокойствие, когда вы знаете, что всё оформлено правильно, никто не позвонит с угрозой, и ваши деньги — в порядке.

Так что не бойтесь трёх букв. НДС — это просто правило игры. А если игра честная — она всегда приносит больше, чем попытки «обойти» и «как-нибудь потом».